خمس نصائح للعمل من المنزل من واقع خبرة طويلة

مقدمة:

بسبب تفشي كوفيد-19 وتسارع تطوراته، أصبح الجميع مدعوين إلى اتخاذ تدابير وقائية، منها تقليل الاتصال الاجتماعي قدر الإمكان. أُلغيت فعاليات، وأُجلت رحلات، وطلبت شركات من موظفيها العمل من المنزل. إنه وضع استثنائي للجميع، تُستحدث فيه ثقافات العمل عن بُعد والفرق الموزعة بين ليلة وضحاها. وتواجه شركات كثيرة تحدي التنظيم السريع لفريق يعمل بالكامل عن بُعد.

وتنتشر مقالات وتوصيات كثيرة عن العمل البعيد والمكاتب المنزلية. فنشرت GitLab، الرائدة في المجال، دليلًا تفصيليًا أوصي به بشدة لمن يواجه تحدي إنشاء فريق بعيد وإدارته. أما نحن في OpenProject فنعمل ضمن فرق موزعة منذ أكثر من عشر سنوات، وأود في هذا الوضع الحرج مشاركة خبراتنا ونصائحنا.

كيف ينجح العمل من المنزل؟

يتطلب قدرًا من الانضباط، لكن بعض النصائح تساعد على تطبيقه بسهولة نسبية.

أولًا: حافظ على أمن البيانات وخصوصيتها، خصوصًا في المنزل.

حماية بيانات العملاء والشركة وأمنها وخصوصيتها أولوية، سواء عملت في المكتب أو المنزل. تأكد من وعي الموظفين والزملاء بهذه المتطلبات والتزامهم بها. وتحقق من تشفير أقراص جميع الموظفين، وألا تُخزن البيانات أو كلمات المرور خارجيًا أو تُدوّن في مواضع غير مناسبة.

وينبغي حماية الوصول إلى التطبيقات الخارجية بعامل ثانٍ؛ فمعظم الخدمات توفر التحقق الثنائي برسالة نصية أو تطبيق. وأرسل الرسائل التي تحتوي بيانات حساسة مشفرة دائمًا، فنحن نستخدم GPG مثلًا. وأمّن الوصول إلى الخدمات الحساسة، واجعل الاتصال بها من خارج شبكة الشركة ممكنًا عبر شبكة خاصة افتراضية فقط. ولا تترك مكان عملك دون قفل الحاسوب.

ثانيًا: وفر مكان عمل ثابتًا وتجهيزات جيدة واتصالًا سريعًا.

التجهيزات الممتازة والإنترنت السريع في المنزل من المتطلبات الأساسية. فلا تبخل في اقتناء شاشة خارجية جيدة عالية الدقة وسماعة ممتازة وكاميرا. وإذا كان أفراد الأسرة موجودين ولا تتاح غرفة منفصلة، فحاول إنشاء مكان العمل بعيدًا قليلًا عن الأنشطة الرئيسية، وأوضح لهم الأوقات التي تحتاج فيها إلى الهدوء دون مقاطعة.

ثالثًا: ضع إجراءات واجتماعات منتظمة.

التواصل بالغ الأهمية في الفرق الموزعة، ويجب تطبيق إجراءات التعاون بسرعة ويسر. والاجتماعات الشخصية مهمة بالطبع، لكن يمكن تقليلها بالانضباط. وقبل خمس سنوات طبقنا في OpenProject إجراءات وروتينًا ثابتين، واجتماعات تتبع منهجية Scaling Up. ولدينا نوعان: اجتماع يومي قصير واجتماع أسبوعي.

نعقد مرة يوميًا، خمسة أيام أسبوعيًا، اجتماع فريق ثابتًا. ولا تنس إرسال الدعوة إلى جميع المشاركين. ويتيح الاجتماع تواصلًا وثيقًا ومباشرًا رغم تباعد أماكن العمل، ويبقي الجميع على اطلاع. ونطرح فيه الموضوعات المهمة دون الدخول في نقاشات؛ ونرتب اجتماعات متابعة عند الحاجة.

وله جدول موجز ثابت، يتناوب فيه الأعضاء الإحاطة السريعة بأربعة أمور: ما الجديد والمهم للفريق من تغييرات وتقدم وقرارات ومواعيد؟ ركز على الأخبار، وليس على سرد كل فرد لما يعمل عليه. وما أولويتي الأساسية، أي أهم ما أريد تحقيقه اليوم؟ وأين أحتاج إلى دعم، وهل تعطلت في موضع أو أحتاج إلى رأي أو مساعدة؟ وأين وصلنا في مؤشرات الأداء الرئيسية، مع عرض موجز لحالتها؟

ونعقد مرة أسبوعيًا اجتماعًا أكثر تفصيلًا، يوم الجمعة دائمًا، بجدول ثابت. نبدأ بخمس دقائق للأخبار الجيدة: عملاء جدد أو تقدم في المشروعات أو تطورات مثيرة، ويشارك الفريق أخباره كلها خلالها.

ثم نخصص عشر دقائق لحالة المشروعات وأولويات الربع السنوي؛ فيعرض كل فرد بإيجاز حالة أولوياته أو هدفه الفصلي، وما تقدم هذا الأسبوع وما يريده للأسبوع المقبل.

وتليها خمس دقائق لملاحظات العملاء والزملاء: ماذا يقول العملاء؟ وما التجارب الإيجابية والسلبية هذا الأسبوع؟ وماذا نتعلم منهم؟ ونتبادل التقدير: من أحسن العمل، ومن نريد شكره؟ ونبرز خصوصًا الجهد المميز المرتبط بقيم المؤسسة.

ثم خمس دقائق لسؤال «ما الذي يزعجني؟» في إطار ثقافة المناقشة. ربما تأخر زميل، أو أجاب بجفاء، أو لم تصل ملاحظات عميل بعد. لكل شخص أن يخرج ما يضايقه، ومن المهم كذلك النقاش وتقديم المقترحات حتى يستطيع الجميع القول إن الأمور أصبحت على ما يرام.

وقد نخصص من ثلاثين إلى ستين دقيقة لمناقشة موضوع، وهي فقرة اختيارية يشترط الاتفاق مسبقًا عليها. وترتبط عندنا غالبًا بأهداف الربع السنوي: عرض النتائج المرحلية أو حالة التطوير، وتنسيق المتطلبات، وترتيب الموضوعات الجديدة، والقضايا الإجرائية العامة.

ثم خمس دقائق لتوضيح المسؤوليات وفق أسئلة: من يفعل ماذا، ومتى؟ ونتأكد من إنشاء مهام في نظام التذاكر لمتابعتها. ونختم بعبارة واحدة محفزة: ما شعارك اليوم، وما الذي يحركك؟ ورتب اجتماعات تنسيق إضافية عند الحاجة، مع الحرص على إبقاء عدد المشاركين في كل اجتماع أقل ما يمكن.

رابعًا: اختر أدواتك.

توجد أدوات مفتوحة المصدر كثيرة لدعم الفرق البعيدة والموزعة. نستخدم OpenProject لإدارة المهام والمشروعات؛ وهو برنامج حر مفتوح المصدر لإدارة المشروعات وتعاون الفرق. واستخدامنا برنامجنا يتيح لنا أن نرى يوميًا ما يحتاج إلى التحسين.

ويدعم عملنا البعيد بإتاحة وصول آمن من أي مكان إلى المعلومات المهمة: المشروعات والجداول والمتطلبات والمعالم والمهام والمواعيد النهائية والمحاضر والتوثيق والحالة الراهنة والأولويات، في نظام واحد.

ونستخدمه لتخطيط خريطة التطوير، وتحديد المتطلبات وتقديرها وترتيبها، بما فيها مجموعات المتطلبات الكبرى والخصائص؛ وإنشاء المهام وإسنادها وتتبعها؛ وترتيب الموضوعات في لوحات كانبان المرنة؛ وتبادل الملفات مرفقاتٍ لحزم العمل؛ وإعداد جداول الاجتماعات وتوثيقها ومحاضرها.

ونستخدمه أيضًا منتدى للتواصل مع العملاء وأفراد المجتمع، وويكي لتوثيق الإجراءات، وتتبع الوقت لكل حزمة عمل لفوترة التطوير المخصص للعملاء، وإدارة المشروعات بما فيها التخطيط ومتابعة الحالة.

ولإدارة الشفرة نستخدم GitHub، ويُعد GitLab بديلًا جيدًا مفتوح المصدر. ويوفر OpenProject تكاملًا مع GitHub لإنشاء طلب دمج وربطه مباشرة بحزمة عمل. ولإدارة المستندات نستخدم Nextcloud حاليًا، وهو خيار ممتاز.

وتفيد محادثة الفريق في العمل البعيد، ونستخدم Rocket.Chat. وأوصي بقنوات مختلفة للموضوعات المختلفة، حتى لا يتلقى كل شخص إلا المعلومات التي يحتاجها، ويمكن الرجوع إلى المقال المشار إليه في الأصل لمزيد من ممارسات المحادثة الجيدة.

وللاجتماعات الرقمية ومشاركة الشاشة نستخدم Whereby، وهو غير مفتوح المصدر. ويعمل مباشرة في المتصفح دون تثبيت برامج إضافية. ويسعدني أن يشارك القراء في التعليقات البدائل المفتوحة التي يعرفونها.

خامسًا: ضع قواعد.

يتطلب العمل عن بُعد انضباطًا أكبر من العمل المكتبي. فهناك مشتتات أكثر، وقد تميل أيضًا إلى البقاء متاحًا دون انقطاع. ضع قواعد تسري على جميع أعضاء الفريق: هل توجد ساعات ثابتة أم تسمح بإدارة مرنة للوقت؟ وهل يسجل الجميع أوقات توافرهم في التقويم المشترك ليعرفها الآخرون؟ وهل يجب دائمًا قبول المواعيد أو إلغاؤها؟

آمل أن تساعد هذه الاقتراحات على إنشاء فريق بعيد بسهولة. وشاركوا نصائحكم وتوصياتكم الإضافية في التعليقات.

المراجع

• https://about.gitlab.com/blog/2020/03/06/resources-for-companies-embracing-remote-work/
• https://www.redhat.com/en/services/training/rh024-red-hat-linux-technical-overview?intcmp=7016000000127cYAAQ
• https://scalingup.com/
• https://www.openproject.org/
• https://docs.openproject.org/system-admin-guide/github-integration/#github-integration
• https://nextcloud.com/
• https://rocket.chat/