المتطلبات المادية والبرامجية لرقمنة السجلات

   عالم بلا ورق , مقولة تسعى المنظمات الحكومية والمؤسسات الخاصة إلى تحقيقها نظرا للمكاسب التى تعود عليها نتيجة لتحويل العمل من النظام الورقي إلى النظام الرقمى . واتخاذ قرار التحول الرقمى ليس بالقرار السهل , لأن الأمر يتطلب توفير البنية التكنولوجية اللازمة لتنفيذ عملية الرقمنة بداية من الحاسبات ذات الكفاءة العالية فى السرعة والتخزين , وإقامة شبكات نقل البيانات وشراء أجهزة المسح الضوئي والبرامج اللازمة لتصوير السجلات الورقية .

    ويحتاج قرار التحول من النظام الورقي إلى النظام الرقمي أو ما يسمى بعملية الرقمنة الى مزيد من الدراسة لتحديد الفائدة التي تعود على المنظمة من جراء تطبيق التحول الرقمي, ويتم المقارنة بين التكلفة التى ستنفق على تنفيذ عملية الرقمنة وبين الفوائد التى تعود على المنظمة , فإذا كانت  فوائد عملية الرقمنة أعلى من تكلفتها فأن المنظمة تشرع فى تنفيذها .

أولاً: أجهزة المسح الضوئى والتصوير الرقمي:

         هو جهاز يعمل على نقل الصور والنصوص المكتوبة المطبوعة إلى جهاز الحاسب الآلي، حيث يتم التقاط صور من السجلات وإجراء المعالجات عليها وتسكينها في صورة ملفات رقمية يمكن التعامل معها وتنظيمها وفهرستها … إلخ.

          وتعمل الماسحات الصوتية على تقسيم الصورة في شكل أعمدة وصفوف وكل مربع يمثل بإحدى القيمتين (1/0)   وكل مصفوفة Bitmap تمثل 24 بت، وهناك شروط ومواصفات تحدد جودة الماسح الضوئي، وهي:

1. تقنية المسح: معظم الماسحات تستخدم أسلوب الصف مثل الماسحات السطحية، أما الماسحات الاسطوانية فتعمل بتقنية Photo Multiplier Tube (PMT).
2. دقة الوضوح: تشير إلى عدد النقاط أو كثافة البتات التي يستطيع الماسح الضوئي قراءتها أو تمييزها لصورة معينة، وكلما زاد عدد النقاط أو كثافة مصفوفة البت Bitmap كلما ظهرت الصورة بشكل أوضح.
3. عمق البت Bit-Depth: وتمثل عدد البتات المستخدمة في تمثيل كل بكسل Pixel وهو مقياس لكمية المعلومات التي يتم قراءتها من الصورة، وكلما زاد عمق البت (البكسات) كلما زاد درجة وضوح الصورة التي يتم قراءتها من قبل الماسح.(1)

وهناك أنواع متعددة من الماسحات منها :

1. 1. أجهزة المسح المسطحة:

وهي تشبه آلة التصوير، وتعمل هذه الأجهزة بتقنية CCD أو Charge Coupled Device والتي تقوم بتحويل الضوء الساقط عليها والمنعكس من الصورة المراد مسحها إلى معلومات رقمية يتم تغذية الحاسب الآلي بها، وتظهر على شاشة الحاسب دليل على إدخالها إليه، وتحتاج هذه الأجهزة إلى زمن أكبر لتعريض الصورة للضوء لأطول فترة ممكنة حتى نستطيع جمع أكبر عدد ممكن للفوتونات الضوئية Photons الساقطة عليها وقياسها وقراءتها.(2)

2. أجهزة المسح الاسطوانية:

         تستخدم تقنية Photo Multiplier Tube (PMT) الأنابيب المضاعفة، وتتميز هذه الأجهزة بتسجيل التفاصيل الدقيقة لإعطاء جودة أعلى للصورة، حيث تقوم بمضاعفة الضوء الساقط على الصورة المراد مسحها بشكل يمكن قياسها بسهولة، وبالتالي فإن زمن تعريض الصورة للضوء يكون قصيرًا إذا ما قورنت بأجهزة المسح المسطحة، فالفرق بينهما يكمن في أسلوب العمل، حيث يتم لف الصورة داخل الماسح بواسطة اسطوانة تشبه اسطوانة الطابعة.

3. أجهزة المسح اليدوية:

          وهي أجهزة صغيرة الحجم تستخدم في مسح الصور الفوتوغرافية بنفس درجة الدقة بأجهزة المسح السابقة.

ــ توصيل الماسح الضوئي بالحاسب الآلي:

يتم توصيل الماسح بالحاسب بعدة منافذ أو عن طريق عدة منافذ، هي:

1. منفذ Fire Wire ويعد المنفذ الأسرع في نقل البيانات.
2. منفذ USB سهل الاستخدام وسريع.(1)

ثانيًا: الكاميرات الرقمية Digital Camera:

         هي آلة الكترونية تستخدم في التقاط الصور الفوتوغرافية وتخزينها بشكل الكتروني بدلاً من استخدام الأفلام مثل آلات التصوير التقليدية. وأغلب الكاميرات الرقمية مزودة بشريحة ذاكرة Card Memory تختلف سعته التخزينية باختلاف أنواعها، وهذا الكارت يمكن توصيله بالحاسب الآلي لنقل الصور المخزونة عليه وتحويلها إلى شكل ملفات رقمية يمكن التعامل معها حفظًا واسترجاعًا وفهرسة .

وتسمح كل الكاميرات الرقمية بعرض الصور وحذف غير المرغوب فيها قبل طباعتها، وبالتالي توفر الذهاب إلى معمل تحميض الصور أكثر من مرة. وتستخدم الكاميرات الرقمية في التقاط صور للوثائق التي لا يمكن تصويرها من خلال الماسح الضوئي مثل الوثائق كبيرة الحجم مثل الخرائط والرسومات والسجلات كبيرة الحجم وغيرها، ويمكن توصيل الكاميرا الرقمية بالحاسب الآلي عن طريق منفذ USB ونقلها إلى ذاكرة الحاسب للتعامل معها.(2)

ثالثًا: الحاسبات الآلية:

          تعد الحاسبات جزءًا لا يتجزأ من عملية الرقمنة، وهي تستخدم في عمليات الإدخال وإدارة وتخزين الصور الرقمية، كما تستخدم في ضبط إعدادات الماسح الضوئي ومراقبة جودة الصورة الرقمية، كما يتم عن طريقها إدخال البيانات الواصفة Metadata للسجلات الممسوحة ضوئيًّا. وتستخدم الحاسبات الآلية في تخزين الملفات وفهرستها وعمل النسخ الاحتياطية.

          وعند اختيار الحاسب الآلي لاستخدامها في عملية الرقمنة يتم التركيز على اختيار الأجهزة القدرة على تلبية مطالب الرقمنة بناءً عليه، من حيث سعتها التخزينية والسرعة، والمعالجة وغيرها. ويجب استشارة المتخصصين في تكنولوجيا المعلومات عند شراء الحاسبات الآلية، ويتوقف عدد أجهزة الحاسبات المطلوبة للرقمنة على عدد وحجم السجلات الورقية المراد رقمنتها، فإذا كانت قليلة العدد فقد نحتاج إلى حاسب أو حاسبين في عملية الرقمنة، بينما إذا كان عدد السجلات كبير فإننا نحتاج إلى عدد كافٍ من الحاسبات التي يتم ربطها بشبكة داخلية، وغالبًا ما تتطلب عملية مسح السجلات توافر حاسبات آلية ذات سعة تخزينية كبيرة، وسرعة فائقة مع إمكانية البدء بالحاسبات الشخصية PC. (1)

رابعًا: أجهزة التخزين ووسائط التخزين:

         نحتاج عند مسح السجلات إلى وصفها وبيان كافة المعلومات عنها وحفظها بطريقة تسمح بالوصول إليها وتأمينها لفترة طويلة، وإذا كانت عدد السجلات المراد رقمنتها قليل يتم تخزين السجلات الممسوحة على قرص صلب وعمل نسخ احتياطية على أقراص مضغوطة CD وهذا يفي بالغرض. 

          أما إذا كان مشروع الرقمنة كبير فإنه يتم تخزين السجلات الممسوحة على حاسبات كبيرة تسمى بالخوادم Server، مع عمل نسخ احتياطية على أشرطة ممغنطة، وحتى يتسنى لنا حماية سلامة السجلات المرقمنة، فلابد من وجود آلية لمنع الحذف أو التعديل غير المصرح به من المعلومات المخزنة.

          ومن غير المرغوب استخدام وسائط التخزين البصرية في حالة زيادة عدد السجلات المرقمنة بسبب سعتها التخزينية القليلة، واستخدام الوسائط القابلة للمحو والإضافة تكون غير مناسبة، وإذا ما استخدمت يتم تحميل برامج للحماية والأمن لضمان سلامة الملفات المخزنة على HD الخوادم.(2)

خامسًا: البرامج المستخدمة في عملية الرقمنة:

         تمثل البرامج في أي نظام آلي العقل المدبر لهذا النظام، ويعد نظام إدارة السجلات المرقمنة من أهم عناصر مشروع الرقمنة , ويستعين هذا النظام ببرامج إدارة المحتوى (EMD) Electronic Doc. Management والذي يضع الإرشادات والتوجيهات الخاصة بإدارة الوثائق مثل إعداد قواعد البيانات الخاصة بالميتاداتا، وتحديد صيغ وأشكال الملفات، والتكامل على البنية التحتية، وتقديم الدعم الفني، وتدريب الموظفين على استخدام التقنيات الحديثة.

          ومن الممكن الاستعانة بأية برامج أخرى في إدارة السجلات المرقمنة من حيث ربط الصور المرقمنة بالسجلات التي تصفها، شريطة أن يكون البرنامج قادر على :

1. وصف عناصر الملف.
2. تحديد مسار ملف الصور الرقمية.
3. أن يحدد مكان وجود نسخ الصور الورقية.

برامج التقاط الصور ومعالجتها:

         تحتوي الماسحات الضوئية على برامج لالتقاط الصور تستخدم في التحكم في جودة الصورة، كما توجد برامج إضافية تتيح مزيد من التحكم في الصورة وإعطاء مميزات أفضل كإمكانية تصغير وتكبير الصورة وتحريكها في كافة الاتجاهات، وزيادة درجة تباين الصورة وسطوعها، وهذه البرامج يتم اختيارها من قبل الشركة المصممة للماسح ومعرفة درجة توافقها مع أجهزة المسح الضوئي.(1)

         ويجب أن تتوافق البرامج التي تستخدم في التصوير الرقمي للسجلات مع أجهزة الحاسب والماسح الضوئي، فهناك العديد من البرامج، نعرض لبعض منها:

البرامج الإضافية:

         هناك برامج كثيرة تستخدم في تحرير التقاط الصور واستعراضها، منها:

1. برنامج ACD See: ويستخدم هذا البرنامج في تحرير الصور واستعراضها بمزايا كبيرة، ويعد من أفضل البرامج لسرعته وسهولة استخدامه ولتعامله مع جميع صيغ الملفات.
2. برنامج Photo Player: هو عبارة عن برنامجين أحدهما لعرض الصور وعمل التحسينات، وإضافة تأثيرات، والثاني لعرض الصور بطريقة الفيديو.
3. برنامج Fast Stone Image Review: يستخدم في تصفح واستعراض الصور وتحريرها بسرعة وسهولة.

     ويوجد ماسحات تأخذ لقطة واحدة للصفحة، في حين أن هناك ماسحات تمسح صفحة من وجهين، وتحقيق هذا التوافق بين الأجهزة يحقق أعلى معدلات الجودة في التقاط الصورة ومعالجتها. وتستخدم برامج معالجة الصور في مهام كثيرة، منها:

1. تحويل الصورة بين أكثر من صيغة من صيغ الملفات.
2. تقسيم الملفات ذات الصلة.
3. تعديل وتحسين جودة الصورة.(1)

وعادة ما يوجد توافق بين برامج الماسح الضوئي وبرامج معالجة الصور والتي يمكن الحصول عليها مباشرة من اسطوانة التعريف الخاصة بالماسح الضوئي أو قد تكون هذه البرامج محملة في ذاكرة الماسح نفسه. كما أن هناك برامج التعرف الضوئي على الحروف OCR والتي تعمل على البحث في النص الكامل للملفات الرقمية للسجلات المكتوبة، حيث يحول الصورة إلى نص بطريقة تسمح لنا بالبحث في محتواها، وهذا البرنامج غير مرغوب به في حالة مسح السجلات الورقية حتى لا يتم التلاعب في نص السجل. وهناك برامج مثل :

• برنامج Wia -Twain ، وهي برامج تشغيل الماسح الضوئي،
• وبرنامج Windows Image Acquisition WIA وهو مدعوم من شركة مايكروسوفت، وهو جزء من نظام الويندوز، ويسمح بمسح أي صور نقطية كانت أم رسومية.
• برنامج Twain: برنامج يسمح للماسح الضوئي بالتعامل مع جميع الصور النقطية الممسوحة.
• برنامج Scan 2 Cad: وتطبيق هذا البرنامج يختلف من ماسح إلى آخر تبعًا للشركة المنتجة مثل شركة Canon، Epson، HP، (2)

(1)  Queensland State Archives, Op.cit , pp.13-15.

Center for Humane Arts, Digital Imaging for Archival Preservation and Online       (2)              

Presentation: Best Practices, Michigan State University , 2001 .p.6

 http://www.historicalvoices.org/papers/image_digitization2.pdf

(1)  – Center for Humane Arts, Digital Imaging for Archival Preservation and Online  Presentation: Best Practices, Michigan State University , 2001 .p.6

http://www.historicalvoices.org/papers/image_digitization2.pdf

(2) سامح زينهم . المكتبات والارشيفات الرقمية , التخطيط والبناء والادارة , المكتبة المركزية , جامعة بنها , 2008 , ص 40 .

(1) Queensland State Archives, Op.cit , p.p.13-17  

(2) Ibid, p.p.13-17

(1)  Center for Humane Arts , Op.cit ,p8.

(1)  Queensland State Archives, Op.cit , p.p.13-17  

(2)  Ibid , p.p.13-17